Pourquoi déposer mes factures dans Kheops ?
En déposant vos factures dans Kheops, vous simplifiez leur traitement et leur suivi.
Lorsque vous déposez une facture sur la plateforme :
Elle est automatiquement envoyée au bon contact magasin
Magasins intégrés : la facture est envoyée au siège
Magasins franchisés : la facture est envoyée au service comptabilité du magasin
Cela vous permettra d'être réglé plus rapidement
Les magasins conservent un historique clair des factures et peuvent retrouver facilement les factures associées à chaque commande.
Nos équipes peuvent vous accompagner en cas de litige de paiement
Les factures étant centralisées dans Kheops, nous pouvons plus facilement vous aider à résoudre une situation.
Comment déposer mes factures dans Kheops ?
Deux méthodes sont disponibles pour déposer vos factures :
Le dépôt automatisé par email
Le dépôt manuel depuis une commande
Dépôt de factures automatisé
Si vous ne souhaitez pas déposer manuellement vos factures dans Kheops, vous pouvez utiliser le dépôt automatique par email.
Il vous suffit d’ajouter l’adresse de facturation spécifique du magasin en destinataire ou en copie de votre email.
La facture sera alors :
automatiquement déposée dans Kheops
réconciliée avec la commande correspondante
envoyée au bon contact de facturation du magasin
⚠️ La réconciliation automatique peut prendre jusqu’à 72 heures.
Comment trouver l’adresse à utiliser pour l’envoi des factures ?
Chaque magasin possède une adresse unique permettant d’associer automatiquement la facture à la bonne commande.
Pour la trouver :
Rendez-vous sur la page du magasin depuis l'onglet "clients"
Consultez la section Facturation en cliquant sur "Plus d'informations"
Cliquez sur "Comment envoyer mes factures" puis copiez l’adresse à utiliser lors de l’envoi de vos factures
Règles d’envoi des factures par email
Pour que le dépôt automatique fonctionne correctement, certaines règles doivent être respectées :
Seules les pièces jointes au format PDF sont acceptées
Une facture doit correspondre à une seule commande
L’adresse de facturation doit être ajoutée en destinataire ou en copie
Le numéro de commande Kheops doit être indiqué
Il est possible de renseigner plusieurs factures par email si elles correspondent chacune à une commande différente
⚠️ Cette adresse fonctionne via un système automatique : vous ne recevrez pas de réponse à votre email.
Dépôt de factures manuel
Vous pouvez également déposer une facture directement dans Kheops.
Pour cela :
Rendez-vous dans l’onglet Commandes
Sélectionnez la commande concernée
Cliquez sur Joindre la facture
Sélectionnez le document à déposer puis validez
Une fois la facture déposée :
elle est enregistrée dans Kheops
elle est automatiquement envoyée au magasin par email
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je utiliser la même adresse pour tous mes envois de facture ?
Non.
Chaque adresse est unique pour un couple fournisseur / magasin afin d’identifier précisément la commande à associer à la facture.
Qui reçoit la facture envoyée ?
Une fois la facture déposée et réconciliée dans Kheops, elle est envoyée au contact de facturation du magasin, tel qu’il est renseigné dans l’outil.
Pourquoi utiliser le dépôt automatisé ?
Le dépôt automatisé permet :
de gagner du temps
d’éviter les erreurs d’envoi
d’assurer que la facture est rattachée à la bonne commande
d’envoyer automatiquement la facture au bon interlocuteur
Suis-je obligé de déposer mes factures dans Kheops ?
Le dépôt dans Kheops est fortement recommandé, car il vous permet d'être payé plus rapidement par les magasins.
Personne ne me répond lorsque j’envoie un email à cette adresse
C’est normal. L’adresse utilisée pour le dépôt automatique fonctionne via un système automatisé et ne permet pas de recevoir de réponse.
Si vous avez une question concernant une facture, vous pouvez contacter directement le support Kheops à l'adresse : support@kheops.io.
Je n’ai pas le temps de déposer mes factures manuellement
Dans ce cas, nous vous recommandons d’utiliser le dépôt automatisé par email.
Il vous suffit d’ajouter l’adresse de facturation du magasin en copie lors de l’envoi de votre facture.
Combien de temps prend la réconciliation automatique ?
La facture est généralement associée à la commande rapidement, mais ce processus peut prendre jusqu’à 72 heures.